בונים לכם את המערכת.

כתבו את זה כמו סיפור, שלב אחרי שלב. אל תדלגו על שלבים שנראים לכם מובנים מאליהם. דווקא הם מה שהמערכת צריכה לדעת. ככל שתפרטו יותר, כך המערכת תצא מדויקת יותר ונגמור מהר יותר.

1. לקוח מתקשר או שולח וואטסאפ ושואל על מחיר.
2. אני רושם את הפרטים שלו על פתק, ואחר כך מעביר לאקסל.
3. אני שולח לו הצעת מחיר בוורד, ידנית, ומעתיק כל פעם מהצעה קודמת.
4. אם הוא מאשר, אני מתקשר לעובד ואומר לו מתי להגיע.
5. אחרי העבודה אני מוציא חשבונית בחשבונית ירוקה.
6. פעם בשבוע אני עובר על האקסל ומנסה לזכור מי לא שילם. זה החלק שהכי שורף לי זמן.

כאן אפשר להתלונן בכיף. כל דבר שגורם לכם לומר "נמאס לי מזה" הוא בדיוק מה שהמערכת אמורה לפתור. תהיו ספציפיים.

אני שוכח לגבות כסף מלקוחות ומגלה את זה חודשיים אחרי.
כל בוקר אני מבזבז חצי שעה על לבנות את לוח העבודה של היום.
אין לי מושג כמה הרווחתי החודש בלי לשבת שעה עם רואה החשבון.

לא כולם צריכים לראות הכל, במיוחד לא מספרים של כסף. כתבו מי נכנס למערכת ומה מותר לו.

אני (בעל העסק): רואה הכל, כולל כסף ורווחים.
מנהלת המשרד: רואה לקוחות והזמנות, אבל לא רואה כמה אני מרוויח.
העובדים בשטח: רואים רק את המשימות שלהם להיום ומסמנים "בוצע".
לקוחות: לא נכנסים למערכת בכלל. (או: נכנסים רק לראות את הסטטוס של ההזמנה שלהם.)

מסך הוא עמוד נפרד בתוך המערכת, כמו לשונית שאתם לוחצים עליה בתפריט הצד. הדרך הכי קלה לחשוב על זה: דמיינו שאתם נכנסים למערכת בבוקר. מה תרצו לראות מול העיניים? ומה עוד תרצו שיהיה זמין במרחק לחיצה אחת? כל דבר כזה הוא מסך. לכל מסך כתבו שלושה דברים: איך קוראים לו, מה רואים בו, ומה עושים בו. אל תתביישו לכתוב הרבה. עדיף רשימה ארוכה מדי, מאשר לגלות באמצע הפיתוח שחסר מסך שלם.

מסך 1: "היום שלי"
  מה רואים: כל העבודות של היום, מי הלקוח, איפה, ואיזה עובד אחראי.
  מה עושים: מסמנים עבודה כבוצעה, מזיזים עבודה ליום אחר.

מסך 2: "לקוחות"
  מה רואים: רשימה של כל הלקוחות עם טלפון, מה הזמינו וכמה הם חייבים.
  מה עושים: מוסיפים לקוח חדש, מחפשים לקוח לפי שם או טלפון,
  נכנסים לכרטיס שלו ורואים את כל ההיסטוריה איתו.

מסך 3: "כסף"
  מה רואים: כמה נכנס החודש, מי עוד לא שילם, מה צפוי להיכנס.
  מה עושים: מסמנים שהתקבל תשלום, מוציאים חשבונית.

אם היינו יכולים להראות לכם רק שלושה דברים על המסך הראשון, מה הם היו? זה מה שנשים במרכז.

כמה עבודות יש היום, מי לא שילם לי, כמה כסף נכנס החודש.

כל דבר חוזר שגוזל לכם זמן. אם אתם לא בטוחים שזה אפשרי, כתבו בכל זאת. בדרך כלל התשובה היא כן.

לשלוח ללקוח וואטסאפ יום לפני שמגיעים אליו.
להזכיר לי מי לא שילם אחרי 30 יום.
לחשב לבד כמה כל עובד עשה החודש.

לדוגמה: "אל תכריח אותי למלא 10 שדות בשביל להוסיף לקוח", "אני לא רוצה משהו שנראה כמו אקסל".

לא חייב להיות מאותו תחום. כל דבר שהממשק שלו נוח לכם: Monday, גוגל קלנדר, אפליקציית הבנק. כתבו מה בדיוק נוח לכם בה.

אקסל של לקוחות, קובץ הזמנות, רשימת מוצרים ומחירים, יומן משמרות. כל דבר. גם אם זה מבולגן ו"מביך", זה בדיוק מה שאני צריך לראות. אל תסדרו כלום בשבילי, העלו כמו שזה.

לדוגמה: "הגיליון השני לא רלוונטי", "עמודה D זה מחיר לפני הנחה", "יש שם כפילויות שצריך לנקות".

הצעת מחיר, חשבונית, תעודת משלוח, דוח חודשי, אישור הזמנה. אם יש לכם דוגמה של מסמך כזה שאתם שולחים היום, העלו אותה בשאלה הבאה. זה שווה זהב.

הצעת מחיר לדוגמה, חשבונית לדוגמה, דוח שאתם בונים ידנית. אפשר גם צילום מסך.

כל דבר שהמערכת אמורה "לדבר" איתו. אם אתם לא בטוחים שצריך, כתבו בכל זאת ונחליט יחד. לכל מערכת כתבו איך היא נקראת ולמה אתם משתמשים בה.

גוגל קלנדר: שם יושבות כל הפגישות שלנו.
חשבונית ירוקה: משם אנחנו מוציאים חשבוניות.
וואטסאפ עסקי: דרכו אנחנו מעדכנים לקוחות שהזמנה מוכנה.
אקסל בדרייב: שם רשומים כל הלקוחות היום.

כתבו לאיזו מערכת, שם משתמש וסיסמה. מעדיפים לא לכתוב סיסמאות בטופס? לגמרי בסדר. כתבו "אשלח בוואטסאפ" ונסדר את זה שם.

העלו את הקובץ הכי איכותי שיש לכם. הכי טוב זה הקובץ שקיבלתם מהמעצב שבנה את הלוגו (סיומת SVG, AI או EPS). אם אין, PNG על רקע שקוף. ואם יש לכם רק צילום מסך או תמונה מוואטסאפ, העלו גם אותה ונגיד לכם אם היא מספיקה.

לא הלוגו עצמו. קובץ מיתוג הוא מסמך שמעצב מכין, בדרך כלל PDF, ובו כתוב איך משתמשים במותג שלכם: קודי הצבעים המדויקים, שמות הגופנים, גרסאות הלוגו ואיפה מותר לשים כל אחת. יש שקוראים לו ספר מותג או Brand Book. זה הדבר הכי שימושי שתוכלו לתת לי כאן, אז אם יש לכם אחד, העלו אותו. אם אין, דלגו. זה בסדר גמור.

אם העליתם קובץ מיתוג, אפשר לדלג. הצבעים כתובים בו ונשלוף אותם משם. אחרת: יש לכם קודי צבע מדויקים? כתבו אותם (משהו בסגנון 1A2035#). אין? פשוט תארו במילים: "כחול כהה וזהב". או תגידו לי "תחליטו אתם".

כל דבר: מצגת, קטלוג, מסמך ישן, צילום מסך של משהו שאהבתם, סקיצה שציירתם על מפית. אין דבר כזה "יותר מדי". עדיף שאראה ולא אצטרך, מאשר שאפספס.

דדליין שאני לא יודע עליו, אירוע שמתקרב, משהו שמלחיץ אתכם. כתבו הכל.